Huishoudelijk reglement

HET REGLEMENT

Dit huishoudelijk reglement(H.H.R.) vormt samen met de statuten en de besluiten van de algemene ledenvergadering, het geheel van regels en afspraken, waartoe de leden van de E.V.V.A. hebben besloten.

Dit H.H.R. is vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 25 maart 2014 en hiermee vervalt het voorgaande.

 

Op dit huishoudelijuk reglement zijn van toepassing de verplichtingen die voortvloeien uit de huurovereenkomst de ie Eerste volktuinVerenioging Asten heeft met de Gemeente Asten.

 

Algemene bepalingen

Doelstelling van de vereniging

Art. 1.Het doel van de volkstuin vereniging is het bevorderen van het recreatief tuinieren.

Dat wil zeggen door middel van tuinieren ontspanning te vinden voor het individu

of het gehele gezin in de openlucht en de band tussen mens en natuur te vernieuwen

of te verstevigen.

 

ALGEMEEN.

Art. 2. Bij aanname als lid ontvangt men het H.H.R. De statuten zijn op te vragen bij de

secretaris. Derhalve wordt men geacht op de hoogte te zijn van zijn rechten en plichten

en zich daarnaar te gedragen.

 

Art. 3a. Gedragsregels.

-Van ieder lid wordt verwacht dat hij zich gedraagt zoals de goede orde en

zedelijkheid vereist.

-Tevens dient hij de andere leden geen overlast te bezorgen. Het is daarom onder meer

verboden:

- Radio’s en andere geluidsapparatuur te laten spelen.

- Honden los te laten lopen.

- Zonder toestemming in andermans tuin te komen.

- Gewasbeschermingsmiddelen in andermans tuin te laten komen.

3b:Indien men zich niet houdt aan deze gedragsregels en/of andere verplichtingen uit dit reglement, kan het bestuur de volgende sancties opleggen:

- Het geven van een mondelinge of schriftelijke waarschuwing.

- Bij ‘geen gehoor geven’ aan deze waarschuwing kan het bestuur het lidmaatschap van de volkstuinvereniging eenzijdig opzeggen. Hierbij zal noch restitutie van contributie, noch terugbetaling van borg plaatsvinden.

- Indien de kosten voor het eventueel schoonmaken van de betreffende tuin hoger zijn dan de borg, zullen deze kosten aan de ex-huurder doorberekend worden.

- Men kan tegen de beslissing van het bestuur in beroep te gaan. Zie Statuten Art.7.

 

HET COMPLEX

Art. 4. Definitie

Met complex wordt bedoeld het door de gemeente Asten aan de Eerste

Volkstuinvereniging Asten verhuurde perceel, welke door de vereniging omheind is

met een hekwerk en afgesloten met poorten.

 

Art. 5. Toegang.

A) Toegang hebben leden, hun huisgenoten en introducés van de leden. Ieder lid is

verantwoordelijk voor het gedrag van diegenen, die door zijn toedoen op het

complex aanwezig zijn.

B) Elk lid is aansprakelijk voor alle onder zijn verantwoordelijkheid vallende dieren die op het complex aanwezig zijn.

C) Het complex is het gehele jaar door voor hen vrij toegankelijk. Het verblijf op de tuinen tussen één uur na zonsondergang en één uur voor zonsopgang is niet toegestaan.

 

Art. 6. Toegang/parkeren auto’s

De toestand van de wegen op het complex is bepalend voor de toegang met auto’s.

Met auto’s worden personenauto’s bedoeld. Het bestuur sluit de grote poort wanneer

toegang niet mogelijk is. Parkeren moet in principe plaatsvinden buiten de omheining

op de parkeerplaats, dit in verband met de verzekering. Voor het direct lossen en laden heeft ieder lid permissie. Parkeren op het complex blijft echter mogelijk voor diegenen die de auto op de eigen volkstuin zetten..

NOOIT OP DE TOEGANGSWEG VOOR DE POORT EN OP DE PADEN

PARKEREN!

 

Art. 7. Afsluiten van de poort.

Om de omheining aan zijn doel te laten beantwoorden wordt van ieder lid/sleutelhouder verwacht dat hij de poort dicht doet bij het binnen komen en bij het verlaten van het complex de poort op slot doet.

 

Art. 8. Schuilhut/materiaal van de vereniging.

De schuilhut is vrij toegankelijk voor alle leden en is bedoeld als tijdelijk verblijf, als ontmoetingspunt en schuilplaats. De bergplaats is voor materiaal van de vereniging. Het materiaal(kruiwagens e.d.) mag door ieder lid vrij gebruikt worden,

waarbij echter de volgende regels gelden:

* Direct na gebruik het materiaal schoonmaken en op de juiste plaats terugzetten.

* Eventuele mankementen dienen direct aan het bestuur gemeld te worden.

 

DE TUIN

Art. 9. Definitie.

Onder volkstuin wordt verstaan een door grenspalen afgebakend perceel grond

behorende tot het tuincomplex. De grootte varieert van 100m² tot 300m². Elke tuin is

genummerd zoals in het schema is aangegeven.

De afscheiding van de tuinen mag slechts bestaan uit houten, ijzeren op plastic paaltjes

met draad of gaas, welke niet hoger zijn dan 80 cm.

De afscheiding moet goed onderhouden worden.

 

Art.10.Gebruik.

A) De volkstuin is bestemd voor het kweken van planten, bloemen, groenten, kruiden en fruit voor eigen gebruik. De manier waarop men genoemde zaken verbouwt mag geen voorspelbare aanleiding tot grondbederf geven.(B.V. door het massaal zetten van aardappelen, kolen, knollen, bollen en dergelijke)

B) Niet toegestaan is het geheel of gedeeltelijk onderverhuren van de tuin aan anderen.

Het laten onderhouden van tuinen door derden is toegestaan, mits dit aan het bestuur gemeld wordt.

C) De gewassen, welke men op de tuin heeft staan, mogen niet hinderlijk zijn voor het tuingebruik van andere tuinders.(schaduwvorming, onkruid etc.)

D) De tuinen mogen niet gebruikt worden als opslagplaats van materialen die

niet direct voor het tuinieren nodig zijn.

E) Gebruik van open vuur , is verboden.

Het bestuur zal voor de leden 1x per jaar een (gezamelijke) stookvergunning aanvragen en dit tijdig aan de leden meedelen.

 

Art.11.Kippen en bijen.

A)Het houden van huisdieren (dus ook kippen) op het volkstuincomplex is niet toegestaan. De aanwezigheid van kippen (max.10+1 haan) op de volgende tuinen wordt echter gedoogd: tuin 54 – 61 – 63 – 80 - 81. (stand 25 maart 2014)

Uitbreiding buiten deze tuinen is ten strengste verboden.

Bij opzegging van bovengenoemde tuinen vervalt de gedoogsituatie en geldt dus het verbod zoals boven genoemd.

 

B) ) Bijen houden is toegestaan op de tuinen nr.5-12-13-18-21-22-27-30.

Voor het houden van zachtaardige bijenvolken ( Carnica en Buckfast) moet

schriftelijk toestemming worden gevraagd aan het bestuur.

Het bestuur wijst max. 3 locaties aan. Het bestuur wijst aan waar op de tuin max. 8

bijenkasten per locatie (met de vliegopening naar het zuiden) mogen geplaatst

worden.

De imker moet op 2 a 3 mtr. voor de kasten opgaande begroeiing van 1 1/2 mtr.

hoogte plaatsen en onderhouden.

De bijenhal moet aan de maten volgens de tekening voldoen (zie bijlage 2).

Na plaatsing volgt een controle door het bestuur. Indien de bijenhal niet voldoet

moet hij aangepast of afgebroken worden.

 

Art.12.Onderhoud.

Men dient:

A) Het gehele jaar door de tuin goed te onderhouden.

B) De paden voor de volkstuin netjes en begaanbaar te houden.

C) Rondom de tuin 30 cm van onkruid vrij houden en niet te beplanten.

D) Buiten de eigen tuin geen greppels te graven.

E) Groen voorzieningen nabij de tuin (mede) onkruidvrij te houden, en de omheining en de sloot grenzend aan uw tuin schoon te houden.

 

Art.13.Het milieu.

Het spreekt vanzelf dat men in de tuin en op het complex zich aan de Algemene

Plaatselijke Verordening(APV) moet houden. Men mag bijvoorbeeld geen milieu

bedreigende zaken storten of opslaan, zoals bv olie, asbest en geen afval opstoken enz.

Alleen de door de overheid aan particulieren toegestane onkruid- en gewasbestrijdingsmiddelen (bij voorkeur biologische) mogen op de tuin gebruikt

worden.

 

Art.14.Opstallen.

Tuinhuisje/berging – Kweekkasjes –Gereedschapskist- Compostopslag.

A) Voor het bouwen/verbouwen van opstallen (dus ook kassen) moet schriftelijk toestemming gevraagd worden aan het bestuur.

B) Toestemming voor de bouw/verbouwing zal het bestuur schriftelijk geven, waarbij tevens de locatie in de tuin aangegeven wordt.

C) Na de bouw/verbouwing zal het bestuur controleren of de opstallen voldoen aan de verstrekte toestemming. Hierna wordt de definitieve goedkeuring verstrekt. Indien de opstal niet voldoet, moet aanpassing of afbraak volgen.

D) Men mag een gereedschapskist plaatsen. De maten van een kist zijn maximaal 2m

lang, 60 cm diep en de totale hoogte is maximaal 1 m.

E) De mest- respectievelijk compostopslag mag men niet hoger maken dan

1.25mtr .De maatvoering is 1,5 mtr x 1,5 mtr en zijn gemaakt van hout of standaard

verkrijgbare plastic stapelplaten.

 

HET LIDMAATSCHAP

Art.15.Wie kunnen lid worden.

Als regel kunnen alle meerderjarigen lid worden. Het bestuur beslist over de toelating

tot lidmaatschap.

 

Art.16.Hoe wordt men lid.

Door zich aan te melden bij het bestuur, een inschrijfformulier in te vullen en te

ondertekenen.

Art.17.Soorten leden.

We kennen gewone leden, met of zonder tuin, ereleden en begunstigers.

Art.18.Toewijzing van de tuin.

Bij het vrijkomen van een tuin is de volgorde op de wachtlijst bepalend aan wie deze

wordt toegewezen.

 

BETALINGEN

Art.19.Inschrijfgeld.

Het bedrag moet bij inschrijving worden voldaan.

 

Art.20.Borgsom.

Het bedrag moet bij toewijzing van de tuin worden voldaan. Teruggave geschiedt

wanneer aan de opleveringsvoorwaarden is voldaan.

N.B. Bij opzegging door het bestuur krijgt men de borg dus niet terug!

Over de borgsom wordt geen rente betaald.

De vaststelling van de hoogte van de borgsom vindt plaats tijdens de jaarlijkse

Algemene Ledenvergadering.

 

Art.21.Perceelhuur. (Prijs per m² x aantal m²)

De betaling dient te geschieden voor 31 december vóórafgaand aan het pachtjaar, zo mogelijk per bankmachtiging. Indien dit op financiële bezwaren stuit, is afboeking in termijnen mogelijk.

Voor nieuwe leden (na maart 2014) is het tekenen van een bankmachting verplicht.

Bij nieuw lidmaatschap na 1 januari dient de betaling binnen 14 dagen te geschieden.

De vaststelling van de prijs per m² vindt plaats tijdens de jaarlijkse Algemene

Ledenvergadering.

 

Art.22.Lidmaatschapsgeld. (Bijdrage van leden zonder tuin)

De betaling dient jaarlijks te worden voldaan vóór 31 december.

 

Art.23.Beëindiging van het lidmaatschap.

A) Schriftelijke opzegging door of namens het lid vóór 1 november van het lopend

pachtjaar.

B) In samenspraak kunnen nadere afspraken gemaakt worden over de oplevering. Door

het bestuur noodzakelijk geoordeelde voorzieningen zijn voor rekening van de

huurder.

C) Bij nalatigheid voorziet het bestuur in de benodigde voorzieningen op

kosten van de huurder. De tuin en alles wat daarop aanwezig is, vervalt per 31-12 na

de opzegging aan de vereniging.

D) De borg wordt terugbetaald na verrekening van de door het bestuur te maken kosten

E) Opzegging door bestuur.(zie artikel 7 van de statuten).

 

Opleveringsvoorwaarden

1. De opzegging door of namens het lid geschiedt vóór 1 november.

2. De tuin wordt voor 1 januari schoon opgeleverd.

3. De sleutel van de poort voor 1 januari ingeleverd is bij het bestuur.

 

 

 

HET BESTUUR

Art.24.Samenstelling/zittingsperiode/herkiesbaarheid.

Het bestuur bestaat uit tenminste 3 en uit maximaal 9 leden, doch altijd een oneven

aantal. Na drie jaar treden zij af. Zij kunnen zich herkiesbaar stellen. Het dagelijks

bestuur bestaat tenminste uit een voorzitter, secretaris en een penningmeester.

 

Art.25.De voorzitter(taken/verantwoordelijkheid/vervanging).

1. Leiding van de EVVA in algemene zin.

2. Leiding van de vergaderingen.

3. Vertegenwoordiging van de vereniging in- en extern.

4. Onderhoud van interne en externe kontakten incl. de media.

5. Aansturing en begeleiding van de overige bestuursleden en van de activiteiten.

6. Uitvoering van en controle op de naleving van de statuten en het Huishoudelijk

Reglement .Controle van de uitvoering van besluiten van het bestuur en van de

algemene ledenvergaderingen.

7. Bij afwezigheid wordt hij vervangen door de vicevoorzitter.

 

Art.26.De secretaris(taken/vervanging).

1. Opmaak en distributie van de agenda voor bestuur- en algemene

    Ledenvergaderingen.

2. Het maken van de notulen van vergaderingen en opmaak van de afgesproken

    Actiepunten.

3. Ondersteuning voorzitter t.a.v. pr en externe contacten richting media, gemeente e.a.

4. Het verzorgen van de correspondentie van de vereniging.

5. Het opmaken van het algemeen jaarverslag van de vereniging.

6. Is verantwoordelijk voor de distributie van de verslagen van de jaarlijkse algemene

    ledenvergadering(en). Deze dienen binnen 8 weken bij de leden bezorgd te zijn.

7. Is verantwoordelijk voor de opmaak en distributie van tussentijdse nieuwsbrieven.

8. Het beheren van het verenigingsarchief.

9. Bij afwezigheid wordt hij vervangen door de 2e secretaris.

 

Art.27.De penningmeester(taken/vervanging).

1. Het voeren en beheren van de financiële administratie van de vereniging en het

    tuinencomplex.

2. Het innen van de bijdragen, contributies etc. en het hiervan boekhouden.

3. Het verschaffen van informatie betreffende het financiële beheer en het geven van

    inzage in de hierop betrekking hebbende bescheiden aan het bestuur of aan door

    haar gemachtigde(n).

4. Het toestaan van kascontrole en het beheren van gelden zoals door het bestuur

    bepaald.

5. Het opmaken van het financieel jaarverslag.

6. Verhuur en beëindiging van tuinen en uitwerking van afspraken daaromtrent.

7. Het verzorgen van de verhuuradministratie incl. mutaties.

8. Uitgifte lopers van de toegangspoorten.

9. Bij afwezigheid van de penningmeester treft het bestuur maatregelen.

 

Art.28.De complexbeheerder(taken).

1. Is verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en toezicht op het complex.

2. Fungeert als aanspreekpunt voor de leden, aangaande het beheer en onderhoud van de

    tuinen op het complex .

3. Doet periodiek verslag aan het bestuur van geconstateerde zaken en bevindingen.

4. Het bestuur doet tenminste eenmaal jaarlijks verslag in een algemene leden

    vergadering van het complexbeheer. De complexbeheerder heeft hierbij een

    ondersteunende rol.

5. Stuurt de leden van de werkcommissie aan.

6. Het beheer en onderhoud van het complex omvat onder andere de navolgende

    onderdelen:

    A) Toezicht op de naleving van het Huishoudelijk Reglement (handhaving)

    B) Controle bij opzegging van de huur c.q. beëindiging van het gebruik van de tuinen

    C) Het onderhoud van apparatuur van de volkstuinvereniging,

        schoffelwerkzaamheden, wieden van onkruid, maaien, bijwerken van paden, onderhoud

        van de opstallen van de vereniging.

    D) Verantwoordelijk voor gebruik van de verenigingsattributen (gereedschap) .

    E) Advisering ten aanzien van onderhoud, inrichting en beheer van het complex

    F) Aanschaf van klein materiaal en attributen voor het onderhoud/beheer tot maximaal

        € 100,-- (daarboven in overleg met de penningmeester)

    G) Het snoeien van bomen en struiken behorend tot het complex

    H) Regeling opslag en afvoer van afval (bijv. milieustraat)

    I ) Onderhoud van sloten langs het complex (zijde Koestraat)

    Hij heeft ten alle tijden vrije toegang tot alle tuinen.

 

DE JAARLIJKSE ALGEMENE LEDENVERGADERING

Art. 29.Tijdens de vergadering moeten onder meer de volgende zaken behandeld worden:

     A) De notulen van de voorgaande algemene ledenvergadering.

     B) Het jaarverslag van de secretaris.

     C) Het financieel jaarverslag en de begroting.

     D) Het verslag van de kascontrolecommissie.

     E) Het verslag van de complexbeheerder.

     F) De bestuursverkiezing.

     G) De verkiezing kascommissie.

     H) De ingekomen stukken, welke tenminste 10 dagen vóór de jaarlijkse

          ledenvergadering bij de secretaris binnengekomen zijn.

 

          De uitnodigingen voor deze vergadering moeten tenminste 16 dagen voor de

          vergadering aan de leden worden toegezonden.

 

          Kandidatenlijsten voor de bestuursverkiezing, getekend door de kandidaat zelf

          en door tenminste 10 andere leden kunnen tot een week voor de vergadering bij de

          secretaris ingediend worden.

 

AANSPRAKELIJKHEID VAN BESTUUR/VERENIGING

Art.30.Het bestuur, respectievelijk de vereniging is niet aansprakelijk voor schade

           toegebracht aan percelen, gewassen, opstallen en persoonlijke eigendommen van

           de leden.

           De leden dienen zelf aangifte te doen bij de politie.

 

SLOTBEPALING

Art.31. In alle gevallen waarin dit reglement, statuten of besluiten niet voorzien, beslist het

bestuur. Deze besluiten moeten in het jaarverslag worden vermeld.

 

N.B. Ter wille van de leesbaarheid is niet in alle gevallen gekozen voor de man/vrouw verbuiging, gelieve dit wel als zodanig te lezen.(hij/zij, hem/haar, introducé/introducee)

 

 

 

 

© 2015 door J. Kerstens gemaakt met Wix.com